Meine 3 wichtigsten Produktivitätstools

Meine 3 Produktivitätstools

Mit diesen 3 Tools bin ich richtig produktiv und meistere meinen Alltag. Aufruf zur Blogparade von Ivan Blatter – Experte für ein neues Zeitmanagement.


Durch Produktivität den Alltag meistern

Durch unsere Taten werden wir gemessen, beruflich wie privat. Mit der wachsenden Selbständigkeit nach der Schule, wächst auch unsere Verantwortung. Wir erlernen Berufe, führen Beziehungen, Gründen Familien und kümmern uns um unser zu Hause.

Mit steigender Verantwortung nimmt auch die Komplexität unserer Handlungen und Verpflichtungen zu. Und ganz oft fehlt uns nicht nur gefühlt die nötige Zeit, mit all dem fertig zu werden, sondern ganz reell. Wir nehmen uns viel vor und erreichen oft wenig, weil wir keine Prioritäten setzen, gar nicht wissen, was eigentlich unsere Ziele sind oder wir schlicht nicht richtig organisiert sind.

Glücklicherweise gibt es heute sehr viele Tools, die uns unseren Alltag und das Leben einfacher machen sollen. Nicht alle fördern die Produktivität. Einige sind jedoch hervorragend dazu geeignet, die alltäglichen Aufgaben zu erleichtern, sofern man sie richtig nutzt.

Nicht die Tools selbst, sondern der richtige Umgang damit fördert die Produktivität!

Je nach Anforderung und Neigung kann das natürlich sehr unterschiedlich ausfallen und jeder Mensch hat eigene Bedürfnisse und muss sich um verschiedene Dinge kümmern. Meine beruflichen Aufgaben bestehen z.B. hauptsächlich darin, Projekte zu koordinieren und Ideen und Konzepte für optimierte Abläufe zu generieren.

Doch welche Tools sollen verwendet werden, um Erleichterung zu erreichen und tatsächlich produktiv zu sein?

Ivan Blatter, der Experte für neues Zeitmanagement hat zur Blogparade aufgerufen. Er möchte wissen:

Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?

Mit diesem Artikel danke ich Ivan für den Aufruf und beteilige ich mich sehr gerne an der Blogparade.

Meine 3 Produktivitätstools

Bildquelle: http://pixabay.com/de/

Produktivitätstools für 3 Bereiche und 2 Welten

Wenn ich für mich entscheiden soll, welche Tools ich für mich verwenden soll, muss ich erst mal wissen, für was ich diese Tools eigentlich brauche. Also bei welchen Tätigkeiten sollen diese Tools für mich zu mehr Produktivität führen?

 

Hierzu möchte ich grundlegend 3 Bereiche und 2 Welten unterscheiden, für die ich unbedingt Unterstützung durch die Tools benötige.

 

  • Kommunikation / Kollaboration

    Wir kommunizieren ständig, Tag für Tag. Heute geschieht das meist digital über Email, Kurznachrichten, Social Media und Fotocommunities, sowie über Kollaborations- und Projektplattformen. Einer der wichtigsten direkten Kanäle ist nach wie vor die Email.

  • Ideen Sammeln / Strukturieren / Visualisieren

    Als Wissensarbeiter, Privatperson und Teamkollege sind neue Ideen und Innovation unerlässlich. Es mangelt oft nicht an Ideen, Informationen und schlauen Gedanken, sondern am Abrufen und Nutzen zum richtigen Zeitpunkt und für das richtige Ziel.

  • Aufgaben-Management

    Die vielen Aufgaben in unserem Alltag wachsen uns über den Kopf. Wir brauchen etwas, mit dem wir planen können und den Überblick behalten. Am Ende ist die Umsetzung und das Ergebnis entscheidend.

 

Die beiden Welten sind die private und die Geschäftswelt. Auch wenn ich gerne für beides die gleichen Tools verwenden würde, ist das für mich leider nicht möglich. Und aus diesem Grund werde ich heute doch nicht 3, sondern insgesamt 4 Tools vorstellen und auch erklären, warum und wie ich diese nutze.

Auch wenn der Trend ein anderer ist, neben dem direkten Gespräch ist die Kommunikation per Email in den meisten Unternehmen und auch für mich nach wie vor sehr wichtig, sowohl persönlich wie auch im Geschäftsleben. Die Email bzw. das Emailprogramm ist Dreh- und Angelpunkt meines Informationsaustauschs.

Im Büro arbeite ich mit Kollegen an gemeinsamen Projekten. Hier ist es nicht nur wichtig, über die Projektstände up to date zu sein, sondern auch einen Überblick über die offenen Themen zu haben.

 

Microsoft Outlook

Mein erstes Tool, das ich vorstelle ist daher Microsoft Outlook. Du wirst sicher sagen, das ist ein alter Hut. Ja, das ist richtig. Allerdings komme ich, wie viele andere auch, geschäftlich gar nicht an Outlook vorbei. Außerdem empfinde ich persönlich Outlook als ein mittlerweile fast geniales Programm.

Ich erhalte und versende dort meine Email-Nachrichten und kann sie bei Bedarf direkt in Aufgaben oder Termine verwandeln. Die Aufgaben sind kategorisiert und wenn nicht ich, sondern ein Kollege dafür zuständig ist, kann ich ihm die Aufgabe zuweisen und behalte dennoch den Überblick über den Status.

Seit einiger Zeit schaffe ich es auch, meinen Posteingang täglich zu leeren, ganz nach dem Zero Inbox Prinzip. Das hat einiges an Disziplin und Umgewöhnung gekostet. Ich muss jedoch zugeben, dass ich seither um einiges produktiver und vor allem fokussierter mit meiner Zeit umgehe.

Außerdem gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsschritte zu automatisieren. Wenn ich Emails für erledigt erachte und ich sie für später dennoch aufheben möchte, habe ich mir dazu ein „Quickstep“ eingerichtet. Meine erledigten Emails werden beispielsweise mit einem Klick als erledigt markiert und automatisch in den Archivordner verschoben. Outlook bietet die Möglichkeit, mehrere Arbeitsschritte miteinander zu kombinieren und nimmt insgesamt einiges an Arbeit ab.

Über Textbausteine und Entwürfe erstelle ich ganz einfach häufig verwendete Nachrichten und muss mich nicht jedes Mal um die Formulierung kümmern.

Fast genial ist das Programm, weil ich mir für die künftigen Versionen gerne eine zusätzliche Funktion wünsche. Neben oder anstelle der Kategorisierung wäre eine einfachere Möglichkeit zum Taggen meiner Meinung nach das nächste Killer Feature. Damit wäre das Zuordnen und spätere Finden noch viel einfacher.

 

Gmail und Calendar

Privat nutze ich dafür Gmail und den damit verbundenen Calendar. Mit beiden Programmen kann ich die Kommunikation und Terminplanung optimal bewerkstelligen. Mit den diversen Plugin-Möglichkeiten über den Chrome-Browser wird der Funktionsumfang und die Schnittstelle zu anderen Programmen nochmals erweitert.

Z.B. nutze ich den Evernote Webclipper, um mir wichtige Emails oder Anhänge direkt nach Evernote zu katapultieren.

 

Evernote

Ach ja, Evernote ist zu meinem 2. Lieblingstool herangewachsen. Am Anfang habe ich es nur so nebenbei ausprobiert. Hier und da wanderte ein Webschnispel (Artikel) zu Evernote oder ich habe mal was Interessantes aus einem Buch oder Magazin fotografiert. So richtig wusste ich damals noch nicht, welchen Mehrwert mir Evernote einmal bringen könnte.

Was Gmail und Outlook für die Kommunikation sind, ist Evernote zu meinem Life Management Tool herangewachsen. Das Unternehmen selbst bezeichnet sein Programm als „Der Arbeitsplatz für dein Lebenswerk„. Das ist sehr hoch gestapelt, aber in meinen Augen in der Tat ein mächtiges Tool, das immer weiter entwickelt und mit Funktionen und Schnittstellen ergänzt wird.

Wenn du damit noch nicht so richtig zu tun hattest oder nicht weißt, wie man sich Evernote effizient einrichten kann, findest du im Buch von Thomas Mangold „Mein-Lifemanagement-Tool“ eine gute Basis. Auch wenn ich erst kürzlich auf das Buch gestoßen bin, habe ich darin viele Parallelen zu meiner eigenen Organisation entdeckt. Ich selbst habe einen anderen und für mich einfacheren Ansatz zum Organisieren meiner Ideen und Aufgaben entwickelt.

Für was ich Evernote nutze? Fast alles. Hier sammel ich meine Ideen, führe Tagebuch (wenn auch nicht regelmäßig), archiviere wichtige Dokumente, schreibe meine Textentwürfe, plane meine Ziele und Projekte und organisiere meine Aufgaben, angelehnt an das GTD-Prinzip von David Allen.

Kleiner Tipp am Rande. Beim „Füllen“ von Evernote solltest du dir eine Art Workflow angewöhnen.

Im Prinzip ist es ganz einfach: sammeln > sortieren > umsetzen/finden > archivieren/löschen. Eine ausführliche Anleitung gibt es wie bereits erwähnt in dem Buch von Thomas Mangold. Mein System ist ganz ähnlich und von der Basis her abgekupfert von „The Secret Weapon“.

 

Papier und Stift

Als mein Drittes Produktivitätstool wollte ich zuerst meinen Mindmanager vorstellen, in dem ich viele Ideen visualisiere und Strukturen unterbringe. Beim nochmaligen Nachdenken ist mir allerdings aufgefallen, dass ich die Struktur und Inhalte zu diesem Artikel gerade auf Papier festgehalten habe. Da ging mir ein Licht auf.

Fast alle meine Ideen und Skizzen, meine Besprechungsnotizen und Gedanken landen zuerst in meinem Notizbuch oder auf einem Block. Das ist meistens nicht hübsch anzusehen und wirklich nur ein grober Ansatz, aber die Basis für weitere Aktivitäten. Ob ich unterwegs, im Büro oder zu Hause bin, ich habe fast immer ein Notizbuch und einen Stift parat, um mir meine Ideen, Aufgaben und Gedanken zu notieren.

Ideen und Geistesblitze am besten sofort notieren!

Kommt mir ein Gedanke, ist es wichtig, dass ich ihn zeitnah, am besten sofort notiere. Mache ich das nicht, kann es passieren, dass ich mich oft schon am nächsten Tag oder sogar nach ein paar Stunden nicht mehr daran erinnere. Das hat mich schon manches Mal viel Zeit gekostet, wieder auf die Lösung zu kommen oder noch schlimmer, die Idee ist für immer verschwunden.

Und wo landet die Information auf dem Zettel? Richtig, in Evernote, entweder abgetippt oder direkt als Fotoanhang.

So, das waren meine 3 bzw. 4 wichtigsten Produktivitätstools. Die Tipps und Tools sind alle nicht neu, für mich aber unglaublich wichtig.

 

Wie bleibst du produktiv?

Ich danke Dir sehr für das Lesen und deine Zeit. Ich würde mich über Tipps und deine Meinung sehr freuen.

Hinterlasse doch einfach ein Kommentar.

 

Danke, dass du den Artikel zu Ende gelesen hast.

Du bist das erste Mal auf meinem Blog? Du möchtest noch mehr kostenlose Mini-Ratgeber und regelmäßige Updates erhalten und einfach besser arbeiten?

Dann trage deine E-Mail Adresse ein und klicke auf „JA, ICH BIN DABEI“!

2 Kommentare, sei der nächste!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Beim Newsletter für smarte Helden anmelden!