Einführung von Lean Office im Shared Service Center – Sinn oder Unsinn?

Lean oder nicht?

30% Produktivitätssteigerung in der Verwaltung möglich!

 

Das zumindest behauptet die Studie vom Frauenhofer Institut zum Thema Lean Office. Lean Office ist laut Studie in allen Branchen und allen Unternehmensgrößen relevant. Durchschnittlich konnten die befragten Unternehmen mit Lean Initativen in den letzten 3 Jahren bereits 15 % an Produktivitätszugewinn in der Verwaltungen verzeichnen. Welchen Mehrwert könnte es in unserer Organisation bringen? Vor dieser Frage stehe ich gerade, du vielleicht auch?

Wie komme ich überhaupt dazu? Nun, seit ein paar Jahren schon beschäftige ich mich mit dem Thema Prozessoptimierung und der Optimierung meiner eigenen Arbeitsabläufe bis hin zu Selbst- und Zeitmanagement. Meine wesentlichen Aufgaben liegen darin, Kollegen zu begleiten, Ihre Prozesse zu verschlanken, Durchlaufzeiten zu verkürzen, die Qualität der Leistungen zu erhöhen und dadurch Kosten zu sparen.Lean oder nicht?

Vor einem Jahr schließlich hatte ich den ersten Kontakt mit dem Thema Lean Management während meiner Lean Six Sigma Ausbildung. Bisher habe ich selbst zwar schon Six Sigma Projekte durchgeführt und begleitet, der Lean-Ansatz hat jedoch nur am Rande eine Rolle gespielt. In meiner Position als Prozessmanager und Verantwortlicher für die Messung und Steuerung der Optimierungsprojekte in unserem Shared Service Center setze ich mich nun mit dem Thema Lean Administration und Lean Office auseinander. Ich möchte herausfinden, ob und wie der Lean Gedanke in der Administration und Buchhaltung einen Mehrwert für das Unternehmen bringen kann. Doch bevor das Möglich ist, ist es erst mal notwendig, mich mit der aktuellen Situation in der Organisation auseinander zu setzten und zu schauen, was Lean ist und welchen Mehrwert es verspricht.

Vorneweg, meine Arbeit hier in den Artikeln hat absolut keinen Anspruch auf akademische Korrektheit und soll auf gar keinen Fall belehren. Ich möchte lediglich meine Gedanken und Erfahrungen dazu weiter geben und einen Erfahrungsaustausch in Gang bringen mit Menschen, die vor ähnlichen Problemen stehen und ähnliche Ansätze interessieren.

„Habe keine Angst vor Perfektion – du erreichst sie nie“ – Salvador Dalí

Wo stehe ich? Ganz am Anfang würde ich sagen. OK, wie bereits erwähnt, habe ich schon Erfahrungen mit der Optimierung von Prozessen gesammelt, doch Lean Management und Lean Methoden sind mir noch sehr fremd. Überhaupt dachte ich lange, Lean Management wäre nur etwas für die Produktion und nicht für die Verwaltung geeignet!

Sehr viele haben sich bereits mehr oder weniger erfolgreich mit dem Thema beschäftigt und konnten wichtige Erfahrungen sammeln. Wenn du einer davon bist, würde ich mich über einen Austausch sowie Hinweise und Tipps sehr freuen.

Wenn für dich Prozessoptimierung und Lean Administration oder Lean Office genauso noch Fremdwörter sind, du aber das Bedürfnis hast, für dich oder deine Organisation einen Mehrwert zu schaffen, lade ich dich genauso zum Austausch ein. Ich lade dich ein, mir Fragen zu stellen und Anregungen zu geben. Den Austausch und das gemeinsame „Lernen“ und Anwenden halte ich für sehr wichtig und bin davon überzeugt, dass wir gemeinsam sehr viel schneller voran kommen und wir alle davon profitieren werden. Meine lieben Kollegen und Kolleginnen lade ich ebenfalls herzlich dazu ein, ob direkt bei der Arbeit oder auch hier.

Ich bin sehr neugierig darauf, wie du mit dem Thema umgehst, welche Schritte du oder ihr in Eurer Organisation gegangen seid oder noch vor habt. Wie sind deine Erfahrungen dazu? Das interessiert mich und wahrscheinlich auch viele Leser und Mitstreiter da draußen, die ebenfalls mehr Einfachheit und Effizienz in Ihre Arbeit und Prozesse, sogar in Ihr Leben bringen möchten.

Lasst uns gemeinsam mehr Exzellenz in die Arbeit bringen, mehr Freiheit und Zufriedenheit erschaffen, Mehrwert und Sinn stiften.

Wir sind die Gestalter der Zukunft, also packen wir es an! Ok, genug geredet, zurück zum Thema.

 

Was ist ein Shared Service Center und was ist das Ziel?

 

Nun erst mal zu meiner Organisation. Da ich für ein Shared Service Center tätig bin, ist es naheliegend, dass ich mich in erster Linie mit diesem auseinander setzte. Ich denke aber, dass die Gedanken und Ansätze genauso gut auf andere Unternehmen und Organisationen zutreffen können.

Ein Shared Service Center wird in der Regel eingeführt, um Prozesse zu zentralisieren, zu vereinheitlichen und durch die Standardisierung und Synergieeffekte kosten einzusparen.

Unser Shared Service Center kümmert sich um alle Rechnungswesenprozesse für die deutschen Beteiligungen und Tochtergesellschaften in unserem Konzern. Dazu zählt der Rechnungseingangsprozess (Accounts Payables), der Rechnungsausgangsprozess mit Forderungsmanagement (Accounts Receivables), die Hauptbuchhaltung mit Reporting (Budget to Report), die Personalabrechnung sowie den nachgelagerten Serviceeinheiten wie z.B. Zahlungsabwicklung, Stammdatenmanagement aber auch Abwicklung und das Monitoring elektronischer Rechnungen.

 

Hoher Reifegrad nach 8 Jahren Shared Service Center

 

Anfang 2006 wurde das Shared Service Center in Deutschland gegründet. Auch ich war, in verschiedenen Positionen, von Anfang an dabei. Seit der Gründung hat sich einiges Entwickelt. Die bestehenden Prozesse sind mittlerweile in einem hohen Maß standardisiert und optimiert. Beispielsweise wurden Workflowsysteme für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie die automatisierte Verarbeitung von Zahlungseingängen unserer Kunden eingeführt. Mehr als 60% aller Rechnungspositionen oder nahezu 90% aller Zahlungseingänge werden mittlerweile automatisiert gebucht. Das heißt, hier ist keinerlei manueller Aufwand von Mitarbeitern mehr nötig, um die Buchungen korrekt ins System zu bekommen.

Zudem wurden einheitliche Reportingstrukturen definiert und die Monats- und Jahresabschlüsse werden in nahezu allen Gesellschaften nach den gleichen Standards durchgeführt und mit den Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zentral abgestimmt. In der Vergangenheit wurden außerdem ganze Programme durchgeführt, um Prozessrisiken zu minimieren. Beispielsweise wurden die Stammdaten einer intensiven Analyse und Bereinigung unterzogen, die ja die Basis für reibungslose Prozesse bilden. Es werden regelmäßig Schnittstellengespräche mit den Gesellschaften, also den Kunden geführt, um die gemeinsamen Abläufe möglichst reibungsarm zu gestalten. Die Zeiterfassung wurde in allen Gesellschaften auf maschinelle Verfahren umgestellt, damit die Löhne und Gehälter möglichst mit wenig Aufwand ermittelt und ausbezahlt werden können. Kennzahlen (KPI), Prozesskostenrechnung (Activity Based Costing) und interne Kontrollsysteme wie die PS951-Prüfungen ermöglichen eine umfassende Gesamtüberwachung der Effektivität und Qualität der internen Prozessabläufe.

Das alles und noch viele weitere Projekte und Maßnahmen haben dazu geführt, dass sich das Shared Service Center in den letzten Jahren zu einer äußerst produktiven Einheit mit hohem Ansehen innerhalb der Gesamtorganisation entwickelt hat. Der Personalbedarf wurde in den letzten 5 Jahren durch natürliche Fluktuation um ein Drittel reduziert und die Gesamtkosten konnten trotz Gehaltserhöhungen, steigenden Kosten für IT und externen Dienstleistungen, Miete und co stabil gehalten bzw. bei gesteigerter Leistung sogar reduziert werden.

 

Schafft Lean noch mehr?

 

Ich kann also zurecht behaupten, wir sind an einem Punkt angekommen, an dem die Möglichkeit zur Produktivitätssteigerung mit großen Verbesserungsprojekten ziemlich ausgereizt sind. Der Reifegrad hat sich hier so weit entwickelt, dass durch groß angelegte Programme und Top-Down vorgegebene Verbesserungsmaßnahmen nur noch vereinzelt Erfolge zu erwarten sind. Doch Stillstand ist bekanntlich Rückschritt. Deshalb stellt sich die Frage, wie man hier weiterhin die Qualität hoch halten, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden verbessern und die Effiktivität weiter steigern kann. Ziel ist es, auch in Zukunft kostengünstige Leistungen und für die Kunden (Gesellschaften) einen hohen Mehrwert bieten zu können.

  • Ist die Einführung des Lean Gedanken in unserer Administration vielleicht der Ansatz?
  • Was versprechen sich Unternehmen davon, Lean in der Organisation einzuführen?

Dazu hilft es möglicherweise, einen tieferen Blick in die vom Frauenhofer durchgeführten Studie zum Thema Lean Office aus den Jahren 2006 und 2010 zu werfen.

 

Was sagt die Studie des Frauenhofer Instituts über Lean Office?

 

Lean Office 2010 - Frauenhofer Institut
Quelle: Frauenhofer Institut

Laut Studie des Frauenhofer Instituts mit über 352 befragten Unternehmen aus dem Produktions- und Dienstleistungsbereich ermittelte eine durchschnittliche Verschwendung von 27% an der reinen Arbeitszeit. Als Gründe nannten die Unternehmen maßgeblich schlecht abgestimmte, abteilungsübergreifende Prozesse. Über 70 % der Unternehmen haben sich daher bereits entschlossen, Lean-Office Programme einzuführen bzw. handeln bereits danach. Weitere 25 % sind sich über die Entscheidung für Lean noch nicht im klaren, d.h. die Entscheidung steht noch aus.

Die Werte zeigen jedoch, welch große Hoffnungen in Lean Office gesetzt werden. Zurecht, denn die Unternehmen, die durchdachte Lean-Programme aufgesetzt haben, konnten allein in den letzten 3 Jahren eine Produktivitätssteigerung von mehr als 15 % und damit ein Plus von 15 % an freien Kapazitäten erreichen. Diese freien Kapazitäten können konsequenterweise z.B. für weitere Verbesserungen im Kundenservice (Mehrwert schaffen), für Weiterentwicklung und Innovation aber auch zur Kostensenkung genutzt werden. Als weitere Erfolge jenseits der Produktivität nannten die Unternehmen unter anderem die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Koordinierte Gesamtkonzepte sind am erfolgreichsten!

Die erfolgreichsten Unternehmen in Bezug auf Produktivitätssteigerung, Nachhaltigkeit und Erfolg, setzten alle auf koordinierte Gesamtkonzepte und Programme, die über das ganze Unternehmen wirken. Die Unternehmensgröße spielte übrigens keine große Rolle. Von Kleinunternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiter bis hin zu Unternehmen mit 5000 Mitarbeiter und mehr, alle sind sich über Potential und Erfolg einig.

 

Was sagen andere Quellen zum Potential von Lean Office oder Lean Administration?

 

In meinen ersten Recherchen zum Thema Lean Office und Lean Administration bekomme ich das Gefühl, Lean ist die Lösung für all die Probleme, mit der Unternehmen und Organisatoren heute zu kämpfen haben. Auch diverse Seminaranbieter und Institute versprechen durchgängig einen hohen Kernnutzen:

  • Schnelle Prozesse
  • Reduzierung von Durchlaufzeiten
  • Identifizierung von Engpässen (Flaschenhals)
  • Reduzierung von Fehler und Doppelarbeiten
  • Fokussierung auf die Geschäftsziele
  • Ausrichtung auf Wert schöpfende Prozesse
  • Erhöhung der Produktivität
  • Wecken von Begeisterung
  • Höhere Flexibilität
  • Störungen werden reduziert
  • Weniger Fehlzeiten und Überstunden
  • uvm.

Mit Lean steht dem Unternehmenserfolg scheinbar nichts mehr im Weg. Es lassen sich Kosten auf ein Minimum senken, der Mehrwert für Kunden wird stetig gesteigert, Mitarbeiter sind produktiver, motivierter und zufriedener denn je.

Wow, das klingt ja fantastisch. Aber werden diese Dinge nicht bei fast allen Konzepten, Methoden und Managementsystemen versprochen?

Wenn ich mir die Versprechungen auch in anderen Bereichen ansehe, lese ich fast immer dasselbe. „Nur mit dieser Methode werden Sie erfolgreich!“ oder „Kommen Sie endlich auf die Erfolgsschiene, nutzen Sie…“ bla bla bla. Sicher haben viele Konzepte ihre Daseinsberechtigung und die meisten gehen ja unterschiedliche Probleme und Zielstellungen an. Aber ist Lean Office die Lösung, die wir heute unbedingt brauchen?

Mein Eindruck bisher war immer, dass wir die vielen Verbesserungen ganz oft einfach mit gesundem Menschenverstand erreichten. Ganz ohne Großes Modell oder einer bestimmten Methode. Wir haben einfach hingesehen, nachgefragt, gemessen, analysiert, nachgedacht und umgesetzt. Oder haben wir uns bereits ganz unbewusst im Lean Denken bewegt und danach gehandelt? Ohne die Inhalte komplett zu kennen, sieht es ansatzweise jedenfalls danach aus. Warum nicht also konsequenter und systematischer vorgehen und den Nutzen mit Lean tatsächlich steigern?

Schritt für Schritt
Quelle: pixabay.com

 

Mit Lean Office zu mehr Exzellenz

 

Was Top-Down nicht mehr möglich scheint, soll Lean also möglich machen. Durch die Einführung von Lean Thinking, also dem Leangedanken machen wir es uns zum Ziel, die Mitarbeiter noch mehr als bisher in die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse einzubeziehen. Viele kleine Verbesserungen sollen für Mehr-Wert und weniger Verschwendung, für mehr Erfolg in der gesamten Wertschöpfungskette im Konzern sorgen. Im ersten Schritt könnte es sich zumindest mal lohnen, dass wir uns intensiver damit auseinander setzen!

 

Deine Meinung ist mir wichtig!

 

Wenn du es bis hierhin geschafft hast, herzlichen Dank für deine Aufmerksamkeit und Zeit, die du mir beim Lesen geschenkt hast. Ich weiß, wie wichtig die Zeit heute ist, vor allem die persönliche Lebenszeit.

Mit Lean und anderen Methoden wollen wir ja gerade Zeit einsparen, um persönliche Freiheit und mehr Wert und Sinn zu schaffen. Daher sehe ich das auf keinen Fall als selbstverständlich an.

Es würde mich auch sehr freuen, wenn du mit in die Diskussion einsteigst und mir deine Meinung als Kommentar dazu gibst.

Welche Erfahrung hast du mit LEAN Office in Deinem Unternehmen oder in deiner Organisation gemacht? Ist Lean die Lösung?

einfach-besser-arbeiten.de

8 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hi Jan,

    deinen Beitrag finde ich klasse. Lean Admin ist leider noch zu wenig in der Anwendung. Könntest du mehr davon schreiben. Vielleicht hast du spezielle Erfahrungen oder Praxisbeispiele. Welche Visualisierungen setzt ihr ein? Wie analysiert ihr Prozesse? Was sagen die Mitarbeiter dazu?

    Freue mich auf mehr.

    Viele Grüße,

    Bernd.

    1. Hi Bernd,

      vielen Dank für dein Kommentar. In der Tat gibt es sehr wenig Info bzw. auch Blogger, die über Lean in der Administration berichten. Insgesamt scheint das Thema doch nur von Beratern und Trainern durchleuchtet zu werden. Beispiele aus der Praxis kenne ich sehr wenige bis gar keine. Deine Anregung nehme ich gerne auf und werde in künftigen Artikeln mehr davon schreiben, wie wir Lean im Alltag versuchen einzusetzen und zu vermitteln.
      Wie du aus dem Artikel hier entnehmen kannst, stehen wir auch noch „am Anfang“. Ich weiß, dass seitens der Experten und Berater ein Zeitraum für eine Einführung und einen Kulturwandel hin zu Lean mit mind. 3-4 Jahre angegeben wird und in der Regel die Veränderung nie aufhört. Von daher wird es ein spannender Weg, für mich allemal, da ich nun Lean-infiziert bin. 🙂

      Viele Grüße und frohes Schaffen!

      Jan

  2. Dank Bernd und seinen Beitrag auf http://xing.com/net/lean fand ich diesen sehr interessanten Blog.

    Ich selbst habe 2007 -noch während meiner Zeit bei BMW- mit einem Blog zu Lean (deshalb auch der Name des Blogs) gestartet. Jedoch ist der Fokus über die Jahre hinweg von der „reinen“ Lean-Betrachtung weggegangen.

    Was den Produktivitätsfortschritt von ca. 30% (lt. FHG Studie) betrifft, so gehe ich d’accord, dass dies mit vorhandenen Prozessen und deren Optimierung möglich ist.

    Wenn die Prozesse „neu“ gedacht werden („Why not?“) ist wesentlich mehr drin. Einer der Prozesse, die wir bei BMW optimierten ging von 4 Wochen auf 3 Tage in der DLZ (Durchlaufzeit) runter, daneben ergab sich 100% Transparenz für alle Beteiligten im Prozess und „Free Time“, die für die Lösung anderer Probleme nutzbar wurde.

    Ich selbst bin großer Verfechter von Lean Administration, oder „Einfach einfach machen“ (wie es Peter Claussen, ehemaliger Werksleiter BMW Leipzig einmal bei einer Betriebsversammlung im Mai 2005 sagte) und freue mich auf praktischen Austausch.

    1. Besten Dank Ralf für den Kommentar.

      Dank der Arbeit von Bernd Albrecht, Johann Anders und noch ein paar andere Enthusiasten, entsteht mittlerweile so nach und nach eine Community mit Menschen, die mit Lean Denkweisen und anderen Vorstellungen, eine neue, bessere Arbeitswelt im Sinn haben. So auch deinen Blog auf Organizational Thinking. Ich freue mich über jeden einzelnen Kontakt und jede Möglichkeit, Erfahrungen auszutauschen, denn meine Lean-Reise ist noch sehr jung.

      Ich bin zwar schon ein paar Jahre dabei, Prozesse neu zu gestalten, doch lerne ich beinahe täglich neu hinzu. „Einfach einfach machen“, was dem Kaizen wohl an sehr nahe kommt, das oder so ähnlich war auch unser Ansatz im Shared Service Center. Mit Hilfe von Lean Administration oder den Denkweisen dahinter habe ich den Eindruck, gibt es noch ein Potential zu entdecken, dass wir bisher noch nicht betrachtet hatten. Mir gefällt besonders, dass die Mitarbeiter so sehr in den Mittelpunkt gestellt werden und dabei ganzheitlich den Blick auf den Kundennutzen zu richten.

      Frohes Schaffen!

      Jan

  3. Hallo Jan,

    vielen Dank für diesen tollen Beitrag und den Einblick in deine Arbeit.

    Auch ich stehe vor der Herausforderung, administrative Prozesse effizienter zu gestalten. Die Hauptfrage, die sich mir dabei stellt ist, wie teile ich den großen blauen Elefanten in portionsgerechte Stücke. Ich schließe mich meinem Vorschreiber an und freue mich, wenn du weitere Beispiele aus der Praxis hast, die zeigen, wie beispielsweise Unternehmen ihre Painpoints finden (außer Brainstorming und co) und wie sie ihre Mitarbeiter von der Notwendigkeit überzeugen, etwas zu verändern (außer mit ZDF um sich zu werfen).

    Vielen Dank schon mal für deine Mühen. Ich lese gern deinen Blog.
    Ines

  4. Hallo Jan,

    ich beschäftige mich gerade mit der Frage, wie sich der Lean Gedanke in ehrenamtlich geführte Organisationen einbinden lässt. Denn auch dort fallen jede Menge administrative Tätigkeiten an, die von den ehrenamtlichen Mitarbeitern in der Regel als „lästig“ empfunden werden. Hast Du Erfahrung damit? Oder kennst Du jemanden, der sich mit diesem Thema beschäftigt?

    Jedenfalls bin ich gespannt, wie es bei Dir weiter gegangen ist. Dein Beitrag ist ja schon etwas älter 😉

    Viele Grüße
    Anke

    1. Hallo Anke,

      spannende Frage, denn gerade in ehrenamtlich geführten Organisationen wird sehr viel durch Ärmel hochkrempeln und machen erledigt. Die Organisationen sind immer nur so gut organisiert, wie sich die Beteiligten einbringen.
      Das Ehrenamt lebt ja von der Freiwilligkeit und dem persönlichen und zeitlichen Einsatz der Menschen. Häufig sind die unliebsamen Aufgaben wie du schon schreibst, lästig, nicht selten sogar unnötig oder zumindest unnötig kompliziert organisiert. Allerdings hat das Ehrenamt ein großes Problem. Kaum einer möchte es noch machen. Es finden sich also immer weniger Menschen, die sich in ihrer Freizeit freiwillig eine Arbeit antun (auch wenn sie damit gutes bewirken können). Wenn diese Arbeit noch nicht mal Sinn macht, weil sie verschwenderisch ist, haben noch weniger lust dazu.

      Durch den Lean-Gedanken könnte der Augenmerk wieder mehr auf die Kunden, also meistens die Mitglieder (im Verein z.B.) gesetzt werden und gleichzeitig die unnötigen und verschwenderischen Abläufe reduziert werden. Der Vereinszweck rückt wieder in den Mittelpunkt, das Ehrenamt macht mehr Spaß und Sinn.

      Ich persönlich habe hier leide keine Erfahrungen, noch kenne ich Menschen, die Lean im Vereinsleben integriert haben. Wenn einer meiner Leser hier zufällig mitliest und ein gutes Beispiel kennt, bitte melden! 🙂

      Euren Ansatz und die Frage, wie durch ein Shared Service Center Konzept den Vereinen geholfen werden kann, finde ich richtig gut und hoffe für euch, dass ihr viele Tester für Eure Studie und den Start findet.

      Viel Erfolg damit und frohes Schaffen!

      Jan

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