Zeitfresser erkennen und einfach eliminieren

In unserem Arbeitsalltag sind wir mit vielen Aktivitäten beschäftigt, die uns nicht weiterhelfen. Die Folge ist, wir erreichen unsere Ziele nicht, wir fühlen uns gestresst und unsere Wertvolle Lebenszeit wird verschwendet. Finde und eliminiere die Zeitfresser, die sich, meist unbewusst, in deine Arbeit und dein Leben eingeschlichen haben.

Locker ein Drittel unserer reinen Arbeitszeit könnten wir uns sparen, wenn wir immer nur das Richtige effizient tun. Umgekehrt könnten wir, sofern wir die Verschwendung vermeiden, in der gleichen Zeit sehr viel mehr erreichen.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit Hilfe einer einfachen Methode aus dem Lean Management Zeitfresser erkennen und sie in 7 Schritten eliminieren kannst.

Wertschöpfende und nicht wertschöpfende Tätigkeiten (Zeitfresser)

Um die Zeitfresser überhaupt eliminieren zu können, wirst du zu aller erst dein Auge dafür trainieren müssen, was überhaupt Zeitfresser sein können. Damit es einfacher geht und du sehen lernst, unterscheide ich alle Tätigkeiten, die wir an einem (Arbeits)-tag durchführen zunächst in 3 Arten.

In die erste und wichtigste Art fallen wertschöpfende Tätigkeiten (Nutzleistung), die für dich oder deinen „Kunden“, also den Empfänger deiner Tätigkeit oder Leistung einen Mehrwert oder Nutzen bringen. In der Regel erkennst du sie daran, dass du hierfür einen Energieausgleich, beispielsweise in Form von Geld erhältst. Hierzu zählen aber auch Tätigkeiten, die uns unseren Zielen näher bringen. Diese Tätigkeiten sollten vermehrt durchgeführt und optimiert werden.

Unter nicht Wertschöpfende (aber dennoch?) notwendige Tätigkeiten zählen sogenannte Stützleistungen. Sie selbst erzeugen keinen Mehrwert. Ein Kunde würde hierfür auch kein Geld bezahlen. Dennoch sind sie notwendig, weil sonst die wertvollen Tätigkeiten gar nicht erst durchgeführt werden könnten. Hierzu zählen beispielsweise das säubern und instand halten von Werkzeugen und Materialien, das Schreiben einer Rechnung oder die Planung des nächsten Arbeitstags. Diese Aktivitäten sollten möglichst automatisiert oder optimiert durchgeführt werden.

Als Blind- oder Fehlleistung werden nicht wertschöpfende Tätigkeiten bezeichnet, die keinen Nutzen erzeugen. Diese Tätigkeiten treten meist ungeplant auf und haben weder direkt noch indirekt etwas mit der Erstellung des Mehrwerts eines Produkts oder der Dienstleistungen zu tun. Diese Aktivitäten machen in Unternehmen und Organisationen ca. ein Drittel der Zeit aus. Sie gilt es vor allem zu finden und zu eliminieren.

Zeitfresser machen 30 % deiner Arbeit aus Klick um zu Tweeten

Trainiere dein Auge, lerne sehen mit den 7+1 Arten der Verschwendung

Aktivitäten, die zwar Kosten verursachen oder schlimmer Lebenszeit in Anspruch nehmen, aber keinen Mehrwert erzeugen, werden als Verschwendung bezeichnet.

Nehme dir jeden Tag eine der folgenden Arten der Verschwendung vor und schaue, welche deiner Tätigkeiten über den Tag verteilt dazu zählen könnten. Je öfter du dein Auge trainierst, desto eher wirst du die Verschwendung erkennen können.

1.     Unnötige Transporte

Sinnloser Transport von Dingen oder Informationen kostet Zeit und unnötige Energie.
Hierzu gehören Tätigkeiten wie beispielsweise Akten herumtragen, Briefe statt Emails zu versenden, langsame Datenleitungen zu nutzen oder auch Materialien hin- und her zu fahren.

2.     Überinformation

Wo werden mehr Informationen erzeugt, als wirklich benötigt? Wann erhältst oder konsumierst du Informationen, die dich gar nicht betreffen? Hierzu gehört beispielsweise die Emailflut, die dich jeden Tag erreicht. Aber auch die Zeit, die du mit dem lesen und konsumieren in den sozialen Medien oder im Internet verwendest.

3.     Unnötige Bewegung

Ein schlecht organisierter Workflow oder unergonomische Arbeitsplätze erfordern überflüssige Bewegungen und somit Zeitverluste. Ist jede Reise oder persönliches Erscheinen notwendig, oder reicht auch mal ein Anruf, Skype-Gespräch oder eine Email? Weitere Anzeichen für unnötige Bewegung ist eine geringe Nutzung elektronischer Medien und alles was mit Suchen, Holen, Klären, Bringen, etc. zu tun hat.

4.     Wartezeiten

Wenn die einzelnen Schritte im Fertigungs- oder Leistungsentstehungsprozess nicht zusammen passen, verursachen sie überflüssige Wartezeiten. Du wartest oft auf Kollegen, Informationen, einen Rückruf, eine Zugangsberechtigung oder die richtige Ausrüstung? Ebenfalls nervig und meist unnötig sind unpünktliche Besprechungen oder das warten auf eine Entscheidung.

5.     Überflüssige Arbeiten

Du produzierst sozusagen auf Halde, also deutlich mehr als deine Empfänger und Kunden benötigen? Überproduktion zieht meist weitere Verschwendungsarten nach sich.
Hierzu zählen Bearbeitungsschritte, die gar nicht nötig sind, kein klarer Auftrag, was überhaupt zu tun ist, Vorgänge, die mehrfach angepackt werden und zu Doppelarbeit führen. Nicht selten stecken fehlende Checklisten, Dokumentationen oder Formulare dahinter.

6.     Bestände

Hohe Bestände verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand oder führen zu Fehler oder Doppelarbeiten. Beispiele hierfür können sein, angefangene Aufträge, volle Schränke, Büromaterial im Überfluss, mehrfach abgelegte Daten an unterschiedlichen Stellen, unerledigte Aufgaben (im Stapel) oder ein volles Emailpostfach.

7.     Fehler

Schlechte Prozesse, mangelhafte Technik oder menschliches Versagen verursachen Fehlleistung und Ausschuss. Die Nachbesserung und Korrektur des Fehlers kostet Zeit und Geld. Vor allem, wenn Fehler über mehrere Arbeitsschritte nicht erkannt werden, wird es zusätzlich schwer, die Ursache zu finden. Fehler entstehen unter anderem durch falsch weiter gegebene Unterlagen, veraltete Vorlagen, mangelnde Kommunikation, schlechte Werkzeuge und Technik.

8.     Nicht genutztes Potential

Verschwendung entsteht auch dadurch, dass das eigene Potential oder das der Menschen um dich herum nicht genutzt wird. Welche Kreativität liegt brach, welche Fähigkeiten werden nicht genutzt, welches Wissen nicht angewendet? Auch durch die Einbindung deiner Kollegen und Mitmenschen in die Gestaltung der Abläufe kannst du ebenfalls zu erstaunlichen Verbesserungen kommen, Zeit sparen und die Motivation und Zufriedenheit bei den beteiligten steigern.

Die Erklärungen und Beispiele sind bei weitem nicht vollständig. Dennoch helfen Sie dir, eine Idee davon zu bekommen, wo du nach Verschwendungen suchen kannst.

Wie bereits erwähnt, ist das Sehen lernen nur die halbe Miete. Zur Eliminierung der Zeitfresser gehört natürlich auch das Vermeiden bzw. Lösen der Probleme dazu. Viele der Zeitfresser wirst du nicht aus dem Bauch heraus lösen können. Mit den folgenden 7 Punkten zeige ich dir eine einfache Methode, mit der du Schritt für Schritt kleine Verbesserungen erzielst und so mehr Zeit gewinnst. Führe die Übung am besten schriftlich durch und nehme dir nicht gleich einen allzu großen Brocken vor. Mit einem kleineren Thema hast du schneller die Möglichkeit, Erfolge zu erzielen. Und Erfolge motivieren zusätzlich, dran zu bleiben.

Verbesserungen in 7 kleinen Schritten

  1. Beschreibe den Hintergrund und Motivation der Aktivität oder des Prozesses.
  2. Beschreibe oder skizziere die aktuelle Situation bzw. das Problem. Was passiert heute und weshalb wird es bisher so gemacht?
  3. Definiere den Zielzustand. Wie sollte es eigentlich sein?
  4. Frage 5 Mal Warum und forsche damit nach den Ursachen. Was hält dich davon ab, den Zielzustand zu erreichen?
  5. Was ist zu tun? Lege die notwendigen Maßnahmen fest, um den Zielzustand zu erreichen und setze diese um.
  6. Überprüfe die Wirkung der Maßnahmen. Ist der Zielzustand schon erreicht? Wenn nicht, gehe die Schritte nochmal durch und korrigiere die Maßnahmen.
  7. Agiere nach dem neuen Standard. Was hast du daraus gelernt, was kann für die Zukunft hilfreich sein? Wie behältst du dir die Vorgehensweise bei? Dokumentiere ggf. das gelernte oder mache Checklisten aus deinem Vorgehen. Der neue Standard bildet die Basis für weitere Verbesserungen.

Mit dem Erkennen der 8 Verschwendungsarten hast du eine gute Basis, mit deinen Zeitfressern fertig zu werden und deine täglichen Aktivitäten zu verbessern. Wenn die Lösung nicht gleich offensichtlich ist, führe die 7 einfachen Schritte durch, mit denen du die meisten Themen recht einfach gelöst bekommst. Bei größeren Problemen sind allerdings meist umfassendere Analysen und Methoden notwendig.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei deiner kontinuierlichen Verbesserung.

Frohes Schaffen!

Jan

einfach-besser-arbeiten.de

2 Kommentare, sei der nächste!

    1. Hi Alex,

      vielen Dank für dein Kommentar und deine Frage. Grundsätzlich kannst du die Zeiträuber damit überall finden, so auch in allen Aufgabenbereichen und Abteilungen im Office oder im Marketing.
      In den Office-Bereichen produzierst du sicher keine Produkte, sondern in aller Regel Informationen. Im Marketing werden Marktanalysen „produziert“, Werbekampagnen und Strategien entwickelt und umgesetzt uvm.. Alleine der Prozess der Erstellung von einem Werbeplakat oder die Formulierung eines Werbetextes kann sehr komplex werden, je mehr Personen daran beteiligt sind.

      Nehmen wir mal das Beispiel mit dem Werbetext. Wenn du mit den Verschwendungsarten auf die Suche nach Zeitfressern gehst, kannst du dir hierfür beispielsweise folgende Fragen stellen.

      Werden regelmäßig Werbetexte produziert, die nicht benötigt werden? Dann zählt das möglicherweise zum Punkt 5, überflüssige Arbeiten und es könnte ein Hinweis darauf sein, dass der „Auftrag“ für die Texte nicht klar genug kommuniziert wurde oder die zu vermittelnde Message oder Emotion fehlt. Die Frage zur Lösungsfindung könnte lauten. Welche Informationen benötige ich, um einen Werbetext idealerweise zu formulieren? Evtl. hilft dann auch eine einfache Checkliste zur Abhilfe.

      Musst du ständig auf die Rückmeldung oder auf fehlende Information für einen Text warten, bis du weiter machen kannst? (Punkt 4 Wartezeiten) An welcher Stelle hängt es? Von wem brauchst du Informationen? Was könntest du tun, um den Ablauf zu beschleunigen?

      Oft liegt der Grund nicht in der langen Bearbeitungszeit, sondern an der Anzahl der Aufträge und Aufgaben, die ein anderer hat (Punkt 6, Bestände). Was steckt dahinter? Evtl. eine ungleiche Arbeitsverteilung oder Überlastung von einzelnen Bereichen?

      Werden die Entwürfe evtl. ausgedruckt und von mehreren Personen handschriftlich kommentiert und physisch an den nächsten weiter gegeben, evtl. sogar per Post verschickt? Das könnte ein Hinweis auf Punkt 1, unnötige Transporte sein. Im digitalen Zeitalter lässt sich dieser Prozess bestimmt einfacher darstellen, evtl. hilft sogar ein vordefinierter oder technisch unterstützter Workflow.

      Wer bekommt die Werbetexte bzw. Entwürfe alles zugeschickt? Muss bei jedem Entwurf wirklich jeder in CC gesetzt werden und eine Kopie erhalten? Oder reicht es, wenn erst der fertig abgestimmte Text an den großen Empfängerkreis geschickt wird? Umgekehrt ist die Frage genauso berechtigt. Benötigst du wirklich alle Informationen, die du täglich erhälst? Musst du wirklich jede Email von vorne bis hinten lesen, bei der du nur auf CC gesetzt wurdest? (Punkt 2, Überinformation)

      So kannst du jede Verschwendungsart durchgehen und mit deinen täglichen Aufgaben vergleichen. Wo musst du regelmäßig Korrekturen und Nacharbeiten durchführen, weil Fehler passiert sind? Wie kannst du die in Zukunft vermeiden usw.?
      In der Regel kannst du auf Anhieb ein paar Beispiele benennen, wo Arbeit unnötig verschwenderisch durchgeführt wird. Als Hilfe unterstützen dich dann die 7 Schritte zur Verbesserung.

      Kannst du für dich und deine Aufgaben ein paar Beispiele identifizieren? Probiere es einfach mal aus und du wirst sehen, wie schnell du zu kleinen Verbesserungen kommst.

      Liebe Grüße und Frohes Zeitfresser eliminieren!

      Jan

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