Wie elektronische KANBAN Boards erfolgreiche Projektteams unterstützen

Von To-Do-Listen haben Sie natürlich schon gehört: eine einfache Aufzählung von Tätigkeiten, die zu erledigen sind und die der Reihe nach abgehakt werden. Heute wird diese Liste neu adaptiert und zwar als Kanban (deutsch: „Karte“, „Tafel“, „Beleg“) genannt.

Eine Kanban To-Do-Liste ist dazu geeignet, Projekte zu planen, zu verwalten und zu überwachen. Zudem ist es damit einfach mit mehreren Teilnehmern an einem Projekt zu arbeiten und den einzelnen Teammitgliedern die Aufgaben zuzuweisen. Beim elektronischen Kanban-Board ist das alles besonders sichtbar. Wie ein Kanban Board funktioniert und was die Lösungen des elektronischen Kanban-Boards bringen, stelle ich in diesem Beitrag vor.

Optimale Projektverwaltung mit einem Kanban-Board – So geht’s

Kanban wurde von einem Automobilkonzern Toyota entwickelt, um kostenintensive Lagerbestände an Rohmaterial, Halbfertigmaterial und auch Endprodukte zu reduzieren und die Fertigungsprozesse in einen gleichmäßigeren Rhythmus zu bringen.

Heute wird Kanban nicht nur für die Fertigung verwendet, sondern auch auf andere Bereiche übertragen. Was sind die Gründe, dass immer mehr Teams für ihre Projektverwaltung Kanban wählen?

Visualisierung des Zustands macht jeden Prozessschritt sichtbar

Von den geplanten bis zu abgeschlossenen Aufgaben, von links nach rechts. Ändert sich der Zustand einer Aufgabe – wird die Aufgabenkarte, die der Darstellung des Workflows dient, auf dem Brett bewegt. Nur ein Blick auf das Kanban-Board reicht aus und die Teammitglieder werden alle anstehenden Aufgaben im Überblick haben. So können sie so früh wie möglich auf mögliche Engpässe oder Verzögerungen reagieren.

Mit einem Pull-System werden die Aufgaben nicht mehr zugewiesen,

sondern von den Mitarbeitern selbst gezogen. Dadurch wird die Qualität verbessert, Selbstvertrauen und Verantwortung erhöht, was wichtige Grundgedanken für Kanban sind.

Nur wenige Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung

Die WIP-Limits (work in progress) erscheinen in dieser Stelle als noch ein sehr wichtiger Punkt. Wenn, z.B. die maximale Anzahl von Aufgaben in der Bearbeitung drei ist, können die Teammitglieder gleichzeitig nicht mehr Tasks bearbeiten. Dadurch bleibt der Fokus auf die aktuellen Aufgaben erhalten und die Teams können rechtzeitig für zusätzliche Hilfe sorgen, bevor eine Situation problematisch wird.

Die Einfachheit von Kanban führt oft zu einer hohen Akzeptanz bei allen Teammitglieder. Schwierig wird der Einsatz von Kanban nur dann, wenn kein wiederkehrender Arbeitsablauf zur Bearbeitung der Aufgaben besteht oder dem Unternehmen die Zeit für langsame Veränderungen fehlt.

Manuelles vs. elektronisches Kanban-Board

Es gibt verschiedene Situationen, die für den Einsatz eines elektronischen Kanban-Boards sprechen, bei denen manuelle Kanban Lösungen schnell an Ihre Grenzen stoßen.

Mit dem elektronischen Kanban-Board sparen die Teams viel Zeit bei der Projektplanung und Verwaltung: man kann von seinem Arbeitsplatz das Board erreichen, alle Aufgaben und Prozessschritte verfolgen und bearbeiten. Eine neue Information wird schnell unter den Teammitglieder verteilt und aktualisiert. Kommentare und Daten, die heute aktuell sind, können mit Hilfe der elektronischen Lösung schnell der Aufgabe beigefügt werden, die Änderungen werden automatisch gespeichert. Mit dem Whiteboard als Kanban wäre dies unmöglich zu erreichen. Zu bedenken ist, dass ein manuelles Board verständlicherweise nur an dem Ort, an dem es befestigt ist, eingesehen werden kann.

Vielleicht fällt es Ihnen schwer, alle Aufgaben auf dem manuellen Board unterzubringen? Ich glaube schon. Auf einem physischen Board sind Ihre Arbeitsfläche und Möglichkeiten oft sehr begrenzt. Mit der elektronischen Lösung kommt das überhaupt nicht in Frage. Passen die Aufgeben doch auf das Board, kann es mitunter so voll sein, dass das schnelle Finden einer Aufgabe auf dem fast überfüllten Board kompliziert wird.  Noch ein wichtiger Grund, ein elektronisches Board zu wählen, ist die Transparenz in den Workflows. Es ist viel einfacher zu identifizieren, woher ein Task stammt, wer an welchem Job arbeitet und wann man fertig ist, um eine neue Aufgabe zu übernehmen. Die übersichtliche Darstellung des Prozesses führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung und Erhöhung der Gesamtproduktivität.

Obwohl es schwer ist, die Neuigkeiten in das Arbeitsleben einzuführen, beginnen immer mehr Unternehmen den Nutzen der digitalen Werkzeuge für Kanban zu erkennen. Es gibt aber auch solche Teams, die sowohl manuelle, als auch elektronische Whiteboards verwenden. Es gibt nicht die einzige Lösung für alle. Das wichtigste ist – die Richtige für sich zu finden.

Einfache Umsetzung mit Hilfe der Eylean-Lösung

Bei der Wahl von elektronischen Kanban Board haben die Teams den Fokus ganz auf die einfache Bedienung gelegt. In dieser stelle gibt es nichts simpleres als die Drag-&-Drop-Funktion und hohe Flexibilität von Eylean Board.

Board Farbe

Obwohl Eylean Board sich leicht an individuelle Prozesse anpassen lässt und unkompliziert in Scrum, Kanban oder Scrumban eingebunden werden kann, war Kanban vom Anfang an auf dem ersten Platz unter Eylean Benutzer. Ein gut zusammengestellter Workflow ist die halbe Arbeit jeder Aufgabenplanung – vor allem im Team. Planung, Verwaltung, Ausführung, Kontrolle und Dokumentation, unterteilt in einzelne Aufgaben und Zuständigkeiten – und schon steht der Grundstock.

Eine wichtige Rolle spielen in Eylean die Aufgabenkarten: das eigentliche Leben der Anwendung findet hier statt. Jede Karte bekommt nicht nur einen Titel, sondern sie kann auch beschrieben werden. Teammitglieder können hier die Kommentare hinterlassen oder Dateien anhängen. Es gibt die Möglichkeit, für jede Aufgabe ein Start- und Enddatum zu bestimmen, die später im Zeitplan sehr visuell den ganzen Projektzeitraum darstellen. Manchmal kann es vorkommen, dass die ein oder andere Aufgabe nicht mehr weiterbearbeitet werden kann. Dafür hat Eylean eine Blockierungsfunktion integriert. Damit ist es nun nicht mehr möglich, die Aufgaben in andere Prozessschritte zu verschieben. Möchten Sie erfahren, wie viel Zeit man für eine Aufgabe verbraucht hat – ziehen Sie die Karte einfach auf die Uhr. Probieren Sie die Berichte für die Durchlauf- und Bearbeitungszeit, um zu sehen, wie lange es wirklich dauert, bis die Aufgaben fertig sind. Verwenden Sie diese Performance für bessere zukünftige Arbeitsplanung.

Aufgabe ausführlich

In Eylean Board ist es möglich, mit einem einzigen Blick zu erfassen, welche Prioritäten im Projekt gesetzt wurden. Nutzen Sie die Signalwirkung der Farben aus! Sie können die wichtigste Aufgabe oder eilige Aufgaben markieren oder aussagekräftige Kategorien nutzen. Finden und entwickeln Sie Ihr eigenes System, der Projektfantasie sind auch hier keine Grenzen gesetzt. Haben Sie in der Aufgabenkarte das Enddatum bestimmt, wird die Farbe des Datum sich nach Fälligkeit ändern und Sie sofort bemerken, dass die Arbeit spätestens heute gemacht werden sollte oder sogar über der Zeit liegt.

Wer Pull sagt, muss auch WIP sagen. Die schon oben erwähnten WIP-Limits oder Grenzen ermöglichen mehr in derselben Zeit zu tun. Entscheiden Sie, wie Sie die WIP-Grenzen verwenden: streng oder wird der Tasküberlauf zugelassen und die problematische Spalten markiert? WIP-Grenzen helfen die Anzahl angefangener Arbeiten klein zu halten und somit die Vorteile geringer Losgrößen zu nutzen. Dadurch werden Fokus, Koordination, sowie schnelle Lieferzeiten erreicht.

WIP limits

Das sind nur einige wesentliche Merkmale. Eylean hat zahlreiche „nice to have“ Funktionen, die Ihnen bei der Projektsteuerung helfen wird. Eylean Board hilft dem Team Schritt für Schritt, noch besser und noch effektiver agil zu arbeiten. Mit transparenten Prozessen wird die vertrauensvolle Zusammenarbeit in jedem Unternehmen verstärkt.

 

Über die Autorin:

2016-05-05-Autorin Ina Vozgirdiené
Ina Vozgirdiené

Ina Vozgirdiene ist Expertin für Projektmanagement-Prozesse im Unternehmen, arbeitet derzeit als Marketing Manager für Eylean und hat einen eigenen Blog, in dem sie über agile Projektmanagement Methodik und Tools schreibt.

 

 

einfach-besser-arbeiten.de

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