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Inhalt und Fachkompetenz pur, jede Menge Input und für mich Inspiration und neuen Mut für die weitere Umsetzung in der eigenen Arbeit.

Nach 2 intensiven Tagen auf der Lean Admin Fachkonferenz machte ich mich nun etwas erschöpft, aber voller Ideen und Inspiration auf dem Heimweg. Auch heute noch, sechs Wochen nach der Konferenz zehre ich von den Eindrücken und diskutiere immer wieder über die Inhalte und gemachten Aussagen.

Von welcher Konferenz ich spreche? Von der ManagementCircle organisierten Fachkonferenz Lean Administration, die am 25. und 26.11.2015 in München statt fand. Zur Konferenz und dem Programm hatte ich bereits in einem früheren Artikel berichtet. Mit diesem Artikel fasse ich meine Eindrücke zur Konferenz zusammen und verrate, ob sich meine Erwartungen erfüllt haben und welche Kernaussagen ich mitgenommen habe.

Erwartungen wurden voll erfüllt

Haben sich dadurch meine Erwartungen erfüllt? Diese Frage kann ich ganz klar und ohne jede Widerrede mit Ja beantworten. Ich würde sogar sagen, meine persönlichen Erwartungen wurden übertroffen.

Erfreulicherweise hat sich meine Skepsis ja überhaupt nicht erfüllt. Ich hatte nämlich die Befürchtung, die Veranstaltung könnte möglicherweise „abgehoben“ wirken. Außerdem befürchtete ich, dass Eigenlob oder gar Eigenwerbung der Referenten zu sehr in den Vordergrund rücken. Wie sich nun herausstellte, war dem nicht so. Dennoch hatte man genügend Gelegenheit mit den Referenten, Sponsoren und anwesenden Beratungshäusern in Kontakt zu treten. Wer also Bedarf an Beratung hatte, konnte einen guten Eindruck gewinnen über Art und Ergebnispotential der einzelnen Häuser.

Meine Erwartungen an die Fachkonferenz Lean Administration

Fachlichen Input erhalten

Vielleicht könnte ich ja etwas Neues zum Thema Lean kennen lernen, von dem ich vorher noch nichts mitbekommen oder ich mich noch nicht damit beschäftigt habe.

Beispiele aus der Praxis sehen

Und zwar nicht nur, wie toll die Unternehmen mit Lean umgehen und wie erfolgreich sie damit sind. Ich wollte auch ein Gefühl dafür bekommen, mit welchen Herausforderungen und Stolpersteinen sie zu kämpfen hatten.

Andere Blickwinkel kennen lernen

Mit meinen bisher erlernten Kenntnissen habe ich meinen eigenen Blick auf das Thema Lean. In welchem Licht sehen es andere? Was gehört dazu? Wie gehen andere damit um? Welches Verständnis von Lean haben sie?

Persönlichen Austausch wahrnehmen

Wichtig ist mir, mich nicht nur berieseln zu lassen, sondern auch mal Fragen stellen oder sich einfach über die eigenen Erfahrungen hinaus austauschen zu können.

Etwas Spaß haben und gutes Essen genießen

Natürlich muss es nicht immer Bierernst sein, auch wenn es sich um eine Business-Veranstaltung handelt. Ein Bierchen und Plausch am Abend darf es dann auch sein, vor allem, wenn man sich in München befindet.

Nette Menschen kennen lernen und Netzwerken

Man trifft ja nicht unbedingt an jeder Ecke Menschen, die sich mit den Themen Lean und die Verbesserung der Arbeit im Unternehmen und für die Menschen interessieren.

Raus aus der Komfortzone

Nachdem ich gefragt wurde, eines der beiden Fachforen zu moderieren, hatte ich dann doch etwas Bammel. Nebenbei völlig unbegründet, wie sich herausstellte.

Gut organisiert und moderiert

sollte die Veranstaltung auch noch sein. Ich denke, es gibt kaum schlimmeres für eine Fachkonferenz, wenn der Ablauf nicht eingehalten werden kann, die Technik versagt oder die Moderation völlig danebenliegt oder sogar langweilig ist.

Meine Fragen beantworten,

die ich mir vorher gestellt hatte. Welche das waren, kann in meinem Blogbeitrag zur Veranstaltung nachgelesen werden.

Das sind im Prinzip keine übermäßig hochtrabenden Erwartungen. Alle zusammen genommen sind sie jedoch recht anspruchsvoll und sie wollen von einer doch hochpreisigen Konferenz erst einmal erfüllt werden.

Dass sie meiner Meinung in Summe erfüllt und teilweise sogar übertroffen wurden, kann man schon an meinen Anfangssatz erkennen.

Jetzt möchte ich noch ein wenig in die Inhalte und ein paar Schlüsseleindrücke eingehen, die ich aus der Veranstaltung mitnehme.

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Kernaussagen von der Lean Admin Fachkonferenz

Bei insgesamt 20 Vorträgen gab es reichlich zur Verfügung gestelltes Wissen. Es wurde darüber referiert, wie eine gelungene Einführung von Lean aussehen kann. Wie können gute LEAN-Strategien in der Administration aussehen und welche Kernelemente sind bei einer lebendigen Lean-Strategie zu berücksichtigen? Welche Rolle spielt Shop bzw. Office-Floor Management? Wie werden Führungskräfte und Mitarbeiter in den Transformationsprozess eingebunden? Das und noch mehr Fragen und Themen wurden intensiv behandelt. Ein paar davon stelle ich nun stelle ich nun in lockerer Form vor.

Dass bereits die Einführung von Lean nicht einfach ist, hat gleich zu Beginn der eingesprungene Moderator Sebastian Reimer von Reimer Improve deutlich gemacht. Er stellte eindrücklich klar, dass die Einführung von Lean im Office um bis zu 3-mal schwieriger als in der Produktion sei.

Kein Wunder, denn in den Office-Bereichen sind die Prozesse nicht wie in der Produktion gleich sichtbar. Man kann die Ergebnisse nicht anfassen, sieht Bestände nicht im Lager liegen usw. Daher ist es im Büro ungleich schwerer, Verbesserungspotential überhaupt auszumachen.

In anderen Bereichen wird die Einführung sogar noch schwieriger eingeschätzt. Möchte man Lean im Bereich Research und Development einführen 5-mal und in den IT Prozessen beziffert er den Schwierigkeitsgrad sogar bis zu 7-mal höher.

Unter diesem Hintergrund ist es umso erstaunlicher, welche Erfolge die Unternehmen in den administrativen Prozessen doch tatsächlich erreicht hatten.

Es wurde allerdings auch deutlich gemacht, dass ein ganzheitlicher Ansatz der scheinbar bessere ist und Lean im besten Fall in der „DNA der gesamten Organisation“ Platz findet.

Die Führungskräfte bilden wie erwartet eine Schlüsselposition für den Erfolg von Lean. Als herausragend wichtig wurde mehrfach vor allem das Commitment der obersten Chefs erklärt. Steht die Unternehmensleitung nicht voll hinter diesen Konzepten und macht sogar als Vorbild mit, wird dem ganzheitlichen Ansatz für Verbesserungen kaum eine Chance eingeräumt.

Den Führungskräften muss vor allem klar sein, wozu sie Lean einführen möchten und welche Vision damit verfolgt werden soll. Ohne den berühmten Nordstern, der dem gesamten Unternehmen die Richtung vorgibt, fehlt gerade auch den Mitarbeitern, die die Verbesserungen letztlich umsetzen sollen, die Orientierung. Ziele sind wichtig, denn Zielzustände führen letztlich zu Ergebnissen. Nur so können die Einflussfaktoren in Bezug auf den Zielzustand gesetzt werden.

Neben dem Wozu, stellten die Referenten immer wieder auch das Wie in den Vordergrund. Es war ganz spannend zu sehen, teilweise sogar in kurzen Videos, wie und mit welchen Methoden, Strukturen und Kommunikationsformen die Veränderungen tatsächlich erreicht wurden.

Kommunikationsstrukturen und allem voran Office Floor Management und den Daily Meetings schaffen die nötige Routine und helfen die Lean Strategie langsam aber beständig zur Gewohnheit zu machen.

Und

Wir brauchen keine zufriedenen Mitarbeiter, wir brauchen begeisterte Mitarbeiter! Klick um zu Tweeten Helmut Müller, easycredit

Bei der Frage der Befähigung der Mitarbeiter und dem Aufbringen der Anfangsenergie setzten ausnahmslos alle vorgestellten Unternehmen zunächst auf Hilfe von außen in Form von Beratungen. Teilweise wird die Beratung als Start- und Impulsgeber genutzt, teilweise begleiten die Beratungen auch intensiv den gesamten Prozess, bis die zuvor bereits genannte Verankerung in der Unternehmenskultur oder Unternehmens-DNA stattgefunden hat.

Nachhaltiges Verbessern gelingt nur im Team. Daher werden in manchen Unternehmen alle Mitarbeiter mit dem PDCA (Nach William E. Deming) trainiert und so mit den nötigen Kenntnissen ausgestattet.

Auch das gemeinsame Erarbeiten der Wertströme wird als anstrengender aber insgesamt besser, da nachhaltiger beurteilt.

Die meisten Unternehmen setzen aber auch sogenannte Multiplikatoren, Navigatoren, Change Manager oder Prozessmanager usw. ein, die als ausgebildete LEAN Experten das notwendige Wissen intern weiter vermitteln und die den Teams und ihren Vorgesetzten als Mentoren und Moderatoren zur Verfügung stehen.

Die Frage, welches Thema man zuerst angehen sollte, entscheiden bei uns die Mitarbeiter. Michael Wickenhöfer zur lebendigen Lean Strategie

Gerade in größeren Organisationen hat sich so die ein oder andere interne Akademie entwickelt, die die Erfahrungen teils sogar extern weitervermitteln und ihrerseits heute Beratungsleistungen als eigenständiges Geschäftsfeld anbieten.

Spannend und gleichzeitig sympathisch fand ich dabei, dass auch die Beratungshäuser sich selbst nicht außen vor lassen und von sich behaupten:

„Auch ein Beratungshaus hat Prozesse und macht die gleichen Fehler, wie die Kunden auch!“

Damit haben sie die gleichen Lernfelder wie die Kunden auch und können die internen wie externen Erfahrungen als Spiegel für die Kundenprobleme nutzen.

Um die Lean Strategie lebendig und erfolgreich zu halten, wurde auch deutlich gemacht, dass nicht zu viele Projekte und Themen auf einmal durchgeführt werden sollten. Der Fokus ist also wichtig. Die zur Verfügung stehenden Ressourcen sollten berücksichtigt werden. Projekte und Ressoucen werden hier auch mal kreativ anhand von Füllstandsgläsern und der Auftragsbestand beispielsweise durch Wäscheleinen sichtbar gemacht.

Das nötige Durchhaltevermögen bekommen die Organisationen wie Mitarbeiter nur durch das Sichtbar machen der Erfolge und durch den Spaß am Mitgestalten. Die Führung und Steuerung findet auf Basis von sehr wenigen! Kennzahlen und über Lean Routinen statt. Die Führungskräfte nehmen eine wichtige Vorbildfunktion ein, werden zum Teil gecoacht und lernen, ihre Mitarbeiter zu coachen.

Die wichtigste Frage, die Führungskräfte ihren Mitarbeitern stellen sollten, um Lean lebendig zu halten lautet: „Was wollen Sie noch verbessern?“, was den Ansatz der Coaching KATA weitestgehend entspricht.

Auch wenn ich in diesem Artikel nicht alle Highlights vom Event wiedergeben kann. Ein Zitat von der Veranstaltung hat es mir besonders angetan und macht die Quintessenz von Lean meines Erachtens so passend deutlich, wie kaum ein anderes. Es stammt vom Key Note Speaker Masaharu Shibata, der bereits tausende Firmen mit seinen Ansätzen zum Erfolg geführt hat. Und so schließe ich diesen Artikel gerne mit seinen Worten:

Frohes Schaffen!

Jan