Effizient und zielgerichtet arbeiten und sich auf die wechselnden Anforderungen des Marktes jederzeit flexibel einstellen: So besteht man gegenüber der Konkurrenz. Nur, wer dazu in der Lage ist, kann dieses Ziel erreichen und die eigene Leistung und Produktivität steigern – das gilt für Unternehmen genauso wie für den einzelnen Mitarbeiter. Der Weg dorthin führt häufig über sogenanntes Business Process Management (BPM). Doch welche Vorteile bringt es genau und wie läuft es ab?
Business Process Management – Was ist das?
Business Process Management, kurz BPM, ist ein systematischer Ansatz, um Geschäftsprozesse zu optimieren – mit dem Ziel, langfristig und nachhaltig Effizienz, Flexibilität und Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Alle Aktivitäten, die zur Erreichung dieses Zieles beitragen, werden unter diesem Begriff zusammengefasst. Teilweise wird auch die Software, die zur Optimierung von automatisierten Arbeitsprozessen verwendet wird, als BPM bezeichnet.
Ein wichtiger Aspekt von BPM besteht in der Automatisierung von Prozessen. In vielen Branchen kann auf diese Weise viel Zeit eingespart werden. Bei wiederkehrenden Arbeitsschritten bzw. Prozessen, die genau gleich ablaufen, ist dies sinnvoll. Jedoch müssen in vielen Bereichen auch menschliche Entscheidungen getroffen werden – beispielsweise im Beschwerdemanagement. Daher sollte vor dem Einsatz von Business Process Management überlegt werden, ob es als Methode für das Unternehmen auch geeignet ist.
Geschäftsprozesse langfristig optimieren: Wie läuft BPM ab?
- Business Process Management läuft in mehreren Phasen ab. In einem ersten Schritt, der Modellierung, werden Prozesse definiert. Es wird festgelegt, wie der ideale Prozess aussehen soll, um Unternehmensziele am effizientesten zu erreichen.
- Anschließend werden die Prozesse in der Praxis angewendet. Diese Anwendung kann IT-gestützt geschehen. Der Vorteil dabei: Abweichungen sind ausgeschlossen.
- In der Kontroll-Phase werden die Prozesse genau analysiert und festgehalten. Zum Beispiel werden Durchlaufzeiten ermittelt.
- Auf dieser Grundlage findet eine Analyse Der Ist-Zustand wird mit dem definierten Ziel abgeglichen. Dabei wird Optimierungspotenzial aufgedeckt.
- Die Wiederholung des gesamten BPM-Ablaufs findet nun statt. Dabei werden Verbesserungen der Prozessstruktur bzw. der einzelnen Arbeitsschritte vorgenommen.
Bei kontinuierlicher Anwendung ist Business Process Management ein Kreislauf, der sich ständig wiederholt und zu laufender Optimierung führt. Durch die ständige Anpassung der Workflows wird die Flexibilität des Unternehmens gewährleistet. Auf veränderte Anforderungen kann schnell und präzise reagiert werden.
Weiterentwicklung und Erfolg dank BPM: So profitieren Angestellte
Von erfolgreichem Business Process Management profitiert nicht nur das Unternehmen als Ganzes, auch die Mitarbeiter genießen einige Vorteile. BPM ermöglicht es beispielsweise, den Ablauf wiederkehrender Prozesse zu automatisieren. So können sich Angestellte anspruchsvolleren und abwechslungsreicheren Tätigkeiten widmen, als wiederholt die gleichen Aufgaben und Arbeitsschritte zu koordinieren. Besonders bei großen, sehr komplexen Prozessen ist dabei der Einsatz einer BPM-Software sinnvoll. Ist der optimale Weg zur Erreichung eines Prozesszieles einmal gefunden, laufen die einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben jedes Mal gleich ab.
BPM ist für Arbeitnehmer außerdem ein idealer Weg, um die Qualität der eigenen Arbeit zu verbessern. Haben Sie sich auch schon oft gefragt, warum Sie für manche Aufgaben mehr Zeit brauchen als erwartet? Fällt es Ihnen manchmal schwer, „Zeitfresser“ zu identifizieren? Sind Sie und Ihre Kollegen sich manchmal nicht einig, wie es zu einem bestimmten Fehler kommen konnte? Business Process Management liefert eine Datengrundlage und die Möglichkeit, Fragen wie diese klar und fundiert zu beantworten.
Nur, wer weiß, wie er sich verbessern kann und wie die Anforderungen an die eigene Rolle genau aussehen, wird seine Arbeitsleistung nachhaltig verbessern können. BPM hilft Ihnen dabei, zu erkennen, in welchen Bereichen Sie Ihr Potenzial bereits voll ausschöpfen und wo Optimierungsbedarf besteht. Somit ist BPM ein Anstoß zur ständigen persönlichen Weiterentwicklung – und nützt dem Unternehmen genauso wie dem einzelnen Arbeitnehmer.
